FAQ à l'attention des professeurs

FORMULAIRE DE DEMANDE D'ENREGISTREMENT

Q.
Quelle est ma responsabilité lorsque je soumets une demande d'enregistrement à mediaserver?
R.
Vous êtes responsable de la demande d'enregistrement que vous effectuez et vous devez avoir reçu l'accord du ou des professeurs du cours en question. En cas de demande d'enregistrement soumise sans l'accord du ou des professeurs, le demandeur pourra être amené à répondre légalement de ses actes.
Q.
Quel type de contenu peut faire l'objet d'une demande d'enregistrement?
R.
Le formulaire de demande d'enregistrement ne concerne que les cours ex-cathedra.
Q.
Suis-je obligé de faire enregistrer mon cours?
R.
Vous restez libre de choisir si vous souhaitez enregistrer et mettre votre cours en ligne sur mediaserver (à l'exception des cours de 1ère année de la faculté de médecine).
Q.
Qui peut remplir une demande d'enregistrement?
R.
Tous les membres de l'Université, à l'exception des étudiants.
Q.
Que signifie "Désirez-vous que le ou les enregistrements soient visibles dans le catalogue mediaserver et ainsi permettre une consultation par la communauté universitaire?" et qu'est-ce que cela implique?
R.
En cas d'acceptation, le demandeur devra fournir les informations nécessaires au catalogage automatique des enregistrements. Les enregistrements seront visibles le lendemain du cours dès 7h00 et pourront être recherchés et consultés par les étudiants sur ce site. Le demandeur a également la possibilité de retrouver le ou les fichiers mis en ligne uniquement dans son espace personnel mediaserver. Il pourra ainsi gérer de manière autonome leur visibilité, par exemple dans un des CMS (lenya, chamilo, moodle) de l'Université de Genève.
Q.
J'enregistre toutes les années mon cours, dois-je encore remplir le formulaire?
R.
Oui, le service mediaserver ne gère pas les demandes sur une durée de plus d'une année académique. Pour chaque nouvelle année académique, une nouvelle demande doit être remplie.
Q.
Que faire lorsque nous sommes plusieurs professeurs à enseigner dans le même cours?
R.
Lors de la demande en ligne, rajoutez simplement les auteurs supplémentaires avec le bouton "Ajouter un auteur" à l'étape "Mise en ligne et Support". Si la demande d'enregistrement a déjà été traitée, envoyez un mail à avec le titre du cours et le nom des auteurs à ajouter.
Q.
J'organise une série de cours qui font intervenir plusieurs intervenants (cours publics, études genre etc...).
R.
Remplissez le formulaire de demande en ligne, saisissez tous les auteurs que vous connaissez déjà puis renseignez le titre générique de la collection dans laquelle seront regroupés les enregistrements. Lorsque un enregistrement est mis en ligne, le demandeur pourra éditer les informations relatives à l'enregistrement (titre, auteur(s) etc...) depuis son espace personnel mediaserver.
Q.
J'organise une série de cours dont je ne connais pas encore toutes les dates.
R.
Remplissez un formulaire de demande en ligne au coup par coup. Lors de la première demande. indiquez un titre générique pour la collection dans laquelle les enregistrements seront regroupés. Pour les demandes suivantes rappelez le titre générique dans le champs prévu à cet effet pour que les enregistrements soient regroupés automatiquement sous la même collection.
Q.
Je dois enregistrer dans les heures qui viennent et je n'ai fait aucune demande d'enregistrement.
R.
Le service mediaserver ne peut garantir la réactivité nécessaire à ce type de demande. Il faut vous renseigner auprès des techniciens audiovisuels de votre bâtiment. Ils procéderont dans la mesure des ressources disponibles à un enregistrement que nous rattacherons si nécessaire ultérieurement à une collection.
Q.
Je donne un cours qui est sur deux horaires et/ou deux salles et/ou deux jours différents. Combien de demandes dois-je remplir?
R.
Il faut remplir autant de demande qu'il y a de particularités.
Q.
Je suis étudiant-e. Puis-je faire une demande d'enregistrement?
R.
Non, les membres de l'Université de Genève peuvent soumettre une demande d'enregistrement, à l'exception des étudiants. Mais l'étudiant peut en faire la demande auprès du professeur ou de son assistant-e.
Q.
Mon cours n'aura pas lieu ou mon cours ne doit pas être enregistré à certaines dates.
R.
Indiquez les dates concernées dans le champ "Remarques" à l'étape "Mise en ligne et Support" du formulaire de demande d'enregistrement.

SALLES EQUIPEES

Q.
Est-ce que la salle où j'enseigne est équipée pour la capture de l'audio et des documents projetés?
Q.
Que faire si la salle que j'utilise n'est pas équipée pour la capture de l'audio et des documents projetés?
R.
Vous pouvez vous renseigner auprès des techniciens audiovisuels des salles de votre bâtiment.

DROITS DE DIFFUSION

Q.
Que faire quand une personne doit intervenir dans mon cours?
R.
Le cours est sous la responsabilité du ou des professeurs qui l'enseignent. Si un tiers doit faire une intervention, le responsable du cours doit l'informer de l'enregistrement du cours. Si l'intervenant ne souhaite pas figurer sur l'enregistrement, le responsable peut contacter le service mediaserver pour que l'enregistrement soit déprogrammé ou supprimé du site, selon que le cours a déjà eu lieu ou non.
Q.
Que faire lorsque mon cours comporte des illustrations non libres de droit?
R.
Le contenu du cours est sous la responsabilité du ou des professeurs qui doit s'assurer d'avoir obtenu les droits de diffusion. En cas de doute, il est possible de demander, avant ou après l'enregistrement, de ne conserver que la partie audio du document auprès du service mediaserver.
Q.
Que faire lorsque mon cours contient des images de personnes?
R.
Le contenu du cours est sous la responsabilité du ou des professeurs qui doit s'assurer d'avoir obtenu les droits de diffusion. En cas de doute, il est possible de demander, avant ou après l'enregistrement, de ne conserver que la partie audio du document auprès du service mediaserver.

DEROULEMENT D'UN ENREGISTREMENT

Q.
Comment savoir si l'enregistrement a bien démarré et si je suis bien enregistré?
R.
Dans certaines salles, un voyant rouge REC s'allume sur le pupitre durant l'enregistrement. Pour les autres salles il n'y a pas de moyen de contrôler le bon déroulement de l'enregistrement. Vous devriez par ailleurs entendre le retour du son des haut-parleurs de la salle.
Q.
Est-ce qu'un technicien vient au début du cours pour s'assurer que tout fonctionne?
R.
Hormis à Uni Bastions, toutes les salles et leurs équipements sont prêts à fonctionner. L'enregistrement commencera à l'heure demandée. La présence systématique d'un technicien n'est pas possible pour des raisons de ressources. Lors d'un problème récurrent, vous pouvez contacter les techniciens audiovisuels des salles de votre bâtiment
Q.
Je donne mon cours à Uni Bastions. Quelles sont les mesures à entreprendre concernant l'utilisation du matériel?
R.
A Uni Bastions, la mise en route de la sonorisation des salles n'est pas automatique. Le professeur est responsable de la mise en route des micros et doit s'assurer que les micros sont alimentés. Un technicien audiovisuel des salles est à votre disposition pour tout ce qui est relatif à l'utilisation du matériel des salles de Uni Bastions.

NOTIFICATION DE CHANGEMENTS ET URGENCES

Q.
Le service mediaserver est-il en lien avec les secrétariats des facultés? Est-il au courant de tous les changements (salle, horaires), semaine sans cours, congés, absences maladie?
R.
Non, nos seuls interlocuteurs et sources de renseignements sont les professeurs et leurs assistant-e-s. C'est donc à eux de transmettre les informations de changement dans les délais à l'équipe mediaserver.
Q.
Pour une urgence, dois-je envoyer un mail à mediaserver?
R.
Non, seuls les techniciens audiovisuels des salles sur site sont aptes à assurer une intervention dans un court délai : L'adresse ne garantit que le traitement des demandes ayant un délai d'au minimum 48h (jours ouvrés).

PROBLEME SUITE A UN ENREGISTREMENT

Q.
Pourquoi reçois-je un mail m'informant que mon cours est défectueux?
R.
C'est une formule générique. Il s'agit pour l'équipe mediaserver de déterminer la source du problème pour engager si nécessaire des actions correctives. Il s'agit également de renseigner sur le site mediaserver si un enregistrement est manquant, ou si le cours n'a pas eu lieu. L'équipe mediaserver attend une réponse de votre part l'informant si votre cours s'est déroulé de manière normale.
Q.
J'ai constaté un problème avec un enregistrement (son, image)
R.
Contrôlez d'abord si le problème n'est pas déjà connu et renseigné sur la page du document à la droite du lecteur video, dans le cadre "Informations sur le média". Si un problème est connu, un message de couleur fuchsia indiquera au-dessus de l'auteur le problème. Dans le cas contraire vous pouvez signaler tout problème par écrit à . Merci d'indiquer le titre du cours, son professeur, la salle, le jour d'enregistrement et ainsi que le problème rencontré, ou d'envoyer par mail le lien de l'enregistrement avec la description du problème rencontré.
Q.
Je ne trouve pas un cours enregistré les jours précédents.
R.
Tous les cours catalogués automatiquement sont normalement disponibles le lendemain de leur enregistrement dès 7h00. Si tel n'est pas le cas vous devez dans un premier temps contrôler les commentaires de la collection. Ils se trouvent dans les résultats de recherche, dans le dossier de la collection, au-dessus de la liste des fichiers enregistrés. Si aucune indication n'y est signalée, vous pouvez prévenir l'équipe mediaserver par mail à en indiquant le titre du cours, son professeur, la salle ainsi que la date de l'enregistrement.
Q.
Sur plusieurs enregistrements, l'enregistrement du cours est coupé avant la fin du cours.
R.
Les horloges des salles ne sont pas obligatoirement à l'heure, nos machines d'enregistrement sont par contre synchronisées avec une horloge précise et correcte. Il est préférable de vous fier à une heure synchronisée par le réseau, par exemple sur un smartphone connecté au réseau internet, ou sur ce site web Il vous est possible de contacter par mail l'équipe mediaserver pour que nous rajoutions 5 min de plus aux enregistrements futurs.

ACCES AUX DOCUMENTS

Q.
Qui peut accéder aux documents en ligne sur mediaserver?
R.
Cela dépend du choix du professeur lors de sa demande d'enregistrement, dans la partie "Accès au document". L'accès au document peut être public, limité à la communauté Unige, limité à l'ensemble des hautes écoles suisses inscrites sur mediaserver, limité à un groupe d'utilisateurs, ou encore protégé par un couple utilisateur / mot de passe unique.
Q.
Combien de temps les enregistrements restent disponibles sur mediaserver?
R.
Là encore cela dépend du choix effectué lors de la demande d'enregistrement, dans la partie "Durée d'archivage". Au delà de cette durée, calculée à partir de la date de votre demande, le document ne sera plus visible sur le site mediaserver. Par exemple, si vous avez sélectionné une durée d'archivage de 1 an, vos enregistrements ne seront plus visible dans le catalogue un an et un jour après la date de soumission de votre demande. Les termes archivé et illimité, désignent le fait que les enregistrements restent accessibles à long terme.
Q.
Un cours n'est plus visible sur mediaserver. Peut-il être remis en ligne?
R.
Les cours qui ne sont plus visibles ne sont pas supprimés immédiatement. Le professeur a la possibilité de faire une demande par mail de remise en ligne à . L'équipe mediaserver ne garantit pas la conservation des enregistrements qui ne sont plus visibles, ni de délai quant à leur éventuelle remise en ligne. Le mail doit en outre provenir impérativement du professeur ayant donné le cours, et faire mention des informations suivantes : titre du cours, année universitaire ainsi que la nouvelle date d'échéance.

COURS EN LIGNE

Q.
Jusqu'à présent, j'ai pu suivre certains cours, mais aujourd'hui je ne les trouve plus sur mediaserver.
R.
Cela provient du fait que ces fichiers sont arrivés au bout de leur limite de visibilité, voulue par le professeur. Les étudiants peuvent demander au professeur d'autoriser l'équipe mediaserver par mail à à prolonger l'accès à son cours sur mediaserver. Il doit pour cela mentionner le titre de son cours ainsi que la nouvelle date d'échéance d'accès à son cours.
Q.
Comment puis-je savoir si un cours sera mis en ligne?
R.
Renseignez vous auprès du professeur ou de ses assistant-e-s pour savoir s'ils ont adressé une demande au service mediaserver.
Q.
Un cours est normalement disponible chaque semaine, pourquoi cette fois-ci ne l'est-il pas?
R.
Tous les cours sont normalement disponibles dès 7h00 le lendemain de leur enregistrement. Si tel n'est pas le cas, vous pouvez consulter la rubrique "les commentaires de la collection" à droite de la fenêtre du lecteur video. Si effectivement, aucune indication n'y est signalée, merci de prévenir l'équipe mediaserver par mail à . Pour permettre de déterminer l'origine du problème, il doit être indiqué dans votre mail: le titre du cours, son professeur, la salle et le jour d'enregistrement.
Q.
Je vois dans les commentaires d'une collection qu'un certain jour, un cours est manquant suite à un problème technique. Le cours sera-t-il prochainement mis en ligne ou pourra-t-il être récupéré?
R.
Non, les indications au niveau des commentaires de collection indiquent des fichiers définitivement perdus.
Q.
Le volume sonore d'un enregistrement est à peine audible. Est-il possible de faire rehausser le volume d'un enregistrement?
R.
Vérifier tout d'abord que le volume sonore de votre ordinateur ainsi que le volume du lecteur video sont suffisamment élevés. Dans certains cas, l'usage d'un casque ou d'écouteurs peut améliorer l'écoute. Oui, il est possible de faire rehausser le niveau sonore d'un enregistrement en contactant l'équipe mediaserver à .

TELECHARGEMENTS

Q.
Est-il possible d'empêcher le téléchargement un cours?
R.
Non, ce n'est techniquement pas possible.
Q.
Est-il possible de faciliter le téléchargement d'un cours pour l'écouter ensuite sur mon smartphone ou mon ordinateur?
R.
Oui, certains cours proposent cette option. Si tel est le cas, un bouton "Télécharger" sur fond gris se trouvera au bas à droite du lecteur video.
Q.
Qu'est-ce qu'un podcast UniGe?
R.
Un podcast UniGe est simplement un fichier téléchargeable.

RETROUVER MES DOCUMENTS

Q.
J'ai fait une demande d'enregistrement en ligne sur mediaserver. Que dois-je faire pour retrouver mes documents?
R.
Sauf incident technique, les documents sont accessibles au plus tard le lendemain de l'enregistrement, dès 7h00, dans votre espace personnel.

Se rendre dans son espace personnel:

  • Se rendre sur mediaserver puis se connecter (LOGIN AAI).
  • Cliquer sur votre nom (en haut à droite)
  • Cliquer sur "Mes documents"
  • Cliquer sur "Voir le contenu de la collection"

GLOSSAIRE

Podcast : fichier téléchargeable
Collection : terme utilisé pour désigner un dossier contenant l'ensemble des leçons constituant un cours
Privé : indication de la limite de portée d'un document: dans ce cas, seule la communauté universitaire pourra avoir accès au document
Limité à la communauté universitaire : seule la communauté universitaire pourra avoir accès au document.